Tối ưu hóa kho phụ tùng Container chìa khóa cho hiệu suất vận hành Depot

• T4, 12 / 2025
• admin

Phụ tùng Container chìa khóa cho hiệu suất vận hành Depot

Trong ngành công nghiệp logistics và vận hành Depot, thời gian là tiền bạc theo đúng nghĩa đen. Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao chỉ số Turnaround Time (TAT) của bãi mình luôn thấp hơn đối thủ, dù đội ngũ kỹ thuật viên (IICL inspector) có tay nghề tương đương? Câu trả lời thường nằm ở một nơi ít ai ngờ tới.

Một container nằm chờ (Idle time) chỉ vì thiếu một thanh locking bar hay vài tấm ván sàn không chỉ làm gián đoạn quy trình sửa chữa mà còn khiến chi phí lưu bãi tăng lên vô ích. Ngược lại, việc tích trữ quá nhiều vật tư “chết” (Dead stock) lại âm thầm ăn mòn dòng tiền của doanh nghiệp.

Tối ưu hóa kho phụ tùng container không đơn thuần là sắp xếp ngăn nắp. Đó là một chiến lược quản trị dòng tiền, dự báo nhu cầu và chuẩn hóa quy trình vận hành. Bài viết này sẽ cung cấp cho các chủ Depot và giám đốc kỹ thuật những giải pháp thực tiễn để giảm 15-20% chi phí vận hành M&R.

1. Tại sao quản trị kho phụ tùng quyết định sống còn của Depot?

Nhiều doanh nghiệp vẫn xem kho vật tư chỉ là bộ phận hỗ trợ (Back-office). Tuy nhiên, với một Depot hiện đại, kho phụ tùng chính là “trái tim” bơm máu cho toàn bộ hoạt động M&R (Maintenance & Repair).

Mối liên hệ mật thiết với chỉ số TAT (Turnaround Time)

Tốc độ cấp phát vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành Estimate (báo giá sửa chữa). Khi một container được giám định xong, nếu vật tư có sẵn ngay lập tức, đội sửa chữa có thể bắt tay vào việc. Ngược lại, nếu phải chờ đặt hàng hoặc mất thời gian tìm kiếm trong kho lộn xộn, thời gian container nằm bãi sẽ kéo dài. Container sửa xong sớm đồng nghĩa với việc Gate-out sớm, giúp tăng lượt quay vòng vỏ và tối ưu sức chứa của bãi.

Kiểm soát chi phí M&R hiệu quả

Vật tư thường chiếm từ 40-60% tổng chi phí sửa chữa container. Quản lý kho kém không chỉ dẫn đến thất thoát mà còn gây hư hỏng vật tư do bảo quản sai cách. Ví dụ: Que hàn bị ẩm sẽ gây lỗi mối hàn, tôn vách (side panel) để ngoài trời không che chắn sẽ bị rỉ sét trước khi sử dụng. Những hao hụt vô hình này bào mòn lợi nhuận ròng của doanh nghiệp mỗi ngày.

Uy tín với Hãng tàu và Công ty cho thuê (Leasing Companies)

Các “ông lớn” như Maersk, MSC hay Triton, Textainer luôn yêu cầu tiêu chuẩn IICL hoặc Cargo Worthy rất khắt khe. Khả năng đáp ứng sửa chữa nhanh, đúng chuẩn vật tư (đúng độ dày thép, đúng loại ván sàn) là tiêu chí hàng đầu để họ quyết định ký hợp đồng Depot lâu dài. Một kho phụ tùng luôn sẵn sàng (High availability) là bảo chứng tốt nhất cho năng lực của Depot.

2. Phân loại vật tư Container theo mô hình ABC (Inventory Categorization)

Để quản lý hàng nghìn mã phụ tùng từ con ốc vít đến tấm vách thép, phương pháp hiệu quả nhất là phân loại theo mô hình ABC.

Nhóm A: Vật tư giá trị cao (High Value/Critical)

Đây là nhóm chiếm tỷ trọng giá trị tồn kho lớn nhất (70-80%) nhưng số lượng mã hàng lại ít.

Ví dụ: Phụ tùng máy lạnh container (Reefer parts) như máy nén (Compressor), bo mạch điều khiển (Controller), hoặc các loại gỗ sàn (Plywood) chất lượng cao nhập khẩu.

Chiến lược quản lý: Nhóm này cần được kiểm soát cực kỳ chặt chẽ. Nên áp dụng mô hình Just-in-Time (JIT) nếu có nhà cung cấp tin cậy gần đó để giảm vốn ứ đọng. Cần có quy trình phê duyệt riêng khi xuất kho nhóm này.

Nhóm B: Vật tư luân chuyển nhanh (Medium Value/High Turnover)

Đây là nhóm vật tư phổ biến, dùng hàng ngày cho các sửa chữa thông thường.

Ví dụ: Sơn container, keo silicon, đinh vít sàn, tay khóa (Handle), bản lề (Hinge), chốt cam (Cam keeper).

Chiến lược quản lý: Duy trì mức tồn kho an toàn (Safety Stock) là bắt buộc. Tuyệt đối tránh đứt hàng (Stock-out) với nhóm này vì nó sẽ làm tê liệt hoạt động sửa chữa hàng ngày. Nên cài đặt điểm đặt hàng lại (Reorder point) tự động trên phần mềm.

Nhóm C: Vật tư tiêu hao, cồng kềnh (Low Value/Bulk)

Giá trị thấp trên từng đơn vị nhưng chiếm diện tích lớn.

Ví dụ: Thép tấm (Corten steel), thanh xà (Cross member), thép hộp, ván sàn loại thường.

Chiến lược quản lý: Mua số lượng lớn (Bulk buying) để có giá tốt nhất và giảm chi phí vận chuyển. Tối ưu không gian lưu trữ là ưu tiên hàng đầu với nhóm này thay vì kiểm soát quá chi tiết từng đơn vị nhỏ.

3. Quy hoạch không gian kho vật tư chuẩn IICL

Một kho phụ tùng lộn xộn sẽ khiến kỹ thuật viên mất thời gian tìm kiếm, dẫn đến năng suất lao động giảm. Quy hoạch kho cần tuân thủ các nguyên tắc bảo quản vật lý và tối ưu luồng di chuyển.

Nguyên tắc sắp xếp vật lý

– Khu vực thép và tôn vách: Bắt buộc phải có mái che. Thép tấm Corten cần được đặt trên kệ pallet chịu lực hoặc đà gỗ, cách mặt đất ít nhất 10-15cm để tránh hơi ẩm và nước mưa hắt, gây rỉ sét bề mặt.

– Khu vực ván sàn (Plywood): Ván sàn container (đặc biệt là loại Apitong/Keruing) rất nhạy cảm với độ ẩm. Kho chứa ván phải khô ráo, thoáng khí. Ván phải được xếp phẳng (flat stacking) đúng kỹ thuật để tránh cong vênh, biến dạng.

– Khu vực phụ tùng nhỏ: Các chi tiết như gioăng (Gaskets), đinh tán (Rivets), bu lông nên được lưu trữ trong các bin/hộp chuyên dụng có dán nhãn (Labeling) rõ ràng. Áp dụng mã vạch hoặc QR Code tại vị trí kệ giúp việc xuất nhập kho chính xác và nhanh chóng hơn.

Tối ưu luồng di chuyển (Workflow)

– Vị trí kho: Lý tưởng nhất là kho nằm ngay cạnh hoặc trung tâm khu vực sửa chữa (Repair Bay/Workshop) để giảm tối đa thời gian di chuyển của thợ.

– Khu vực “Kitting”: Đây là xu hướng mới tại các Depot hiện đại. Thay vì để thợ tự vào lấy từng món, thủ kho sẽ soạn sẵn toàn bộ vật tư cần thiết cho một container (dựa trên Estimate đã duyệt) vào một khay/xe đẩy (Kit) và giao trọn gói cho tổ đội sửa chữa.

4. Chiến lược quản lý dữ liệu và dự báo nhu cầu

Trong kỷ nguyên số, kinh nghiệm của thủ kho là chưa đủ. Bạn cần dữ liệu để ra quyết định chính xác.

Ứng dụng phần mềm quản lý Depot (Depot Management System – DMS)

Hệ thống kho cần được liên kết thời gian thực (Real-time) với hệ thống báo giá (Estimating). Ngay khi khách hàng duyệt Estimate, hệ thống sẽ tự động trừ kho hoặc chuyển trạng thái sang “Hold” (Giữ hàng) cho container đó. Điều này giúp bộ phận mua hàng nhìn thấy lượng tồn kho khả dụng (Available stock) thực tế thay vì tồn kho vật lý.

Phân tích dữ liệu lịch sử và tính mùa vụ

Nhu cầu phụ tùng container mang tính mùa vụ rất cao.

Mùa cao điểm hàng lạnh (Reefer season): Nhu cầu về máy nén, cảm biến, phin lọc gas sẽ tăng đột biến. Dữ liệu các năm trước sẽ cho bạn biết cần dự trữ bao nhiêu là đủ trước khi vào mùa.

Dự báo dựa trên loại vỏ: Nếu Depot mới nhận về lô vỏ cũ nát (tình trạng C hoặc D), chắc chắn nhu cầu về thép vách và ván sàn sẽ tăng cao trong tháng tới.

Quản lý chỉ số quay vòng tồn kho (Inventory Turnover)

Nếu một mã hàng nằm trong kho quá 6 tháng không có biến động, đó là “hàng chết”. Cần có kế hoạch thanh lý hoặc ngừng nhập ngay lập tức để giải phóng vốn lưu động.

5. Mua sắm chiến lược cân bằng giữa chi phí và chất lượng

Bài toán khó nhất của người làm mua hàng (Procurement) là: Mua rẻ hay mua tốt?

OEM vs. Aftermarket (Phụ tùng thay thế)

Phụ tùng OEM (Chính hãng): Bắt buộc sử dụng cho các container Reefer còn trong thời hạn bảo hành hoặc theo yêu cầu chỉ định khắt khe của chủ vỏ (Owner).

Phụ tùng thay thế: Với các sửa chữa thông thường (General Purpose), sử dụng phụ tùng thay thế đạt chuẩn IICL là giải pháp tối ưu chi phí cho cả Depot và khách hàng. Tuy nhiên, cần kiểm tra kỹ chứng chỉ chất lượng (CO/CQ) để đảm bảo độ bền.

Hợp tác với nhà cung cấp chính hãng

Đừng mua lắt nhắt. Hãy ký các hợp đồng nguyên tắc (Blanket Order) cho các vật tư tiêu hao lớn như sơn, ván sàn. Cam kết số lượng tiêu thụ trong năm sẽ giúp bạn đàm phán được mức giá cố định, tránh rủi ro biến động giá nguyên vật liệu trên thị trường.

Tiêu chuẩn Corten Steel là “bất khả xâm phạm”

Một sai lầm phổ biến là sử dụng thép thường (Mild steel) để vá vỏ container nhằm tiết kiệm chi phí. Điều này là tối kỵ. Thép container phải là thép Corten (kháng ăn mòn khí quyển). Sử dụng sai loại thép sẽ khiến mối hàn bị nứt hoặc khu vực sửa chữa bị rỉ sét nhanh chóng chỉ sau vài chuyến hàng, làm mất uy tín nghiêm trọng của Depot.

6. Quy trình kiểm soát thất thoát và bảo trì kho

Kho phụ tùng là nơi dễ xảy ra thất thoát nhất nếu quy trình lỏng lẻo.

Kiểm kê xoay vòng (Cycle Counting): Đừng đợi đến cuối năm mới tổng kiểm kê và “té ngửa” vì số liệu sai lệch. Hãy thực hiện kiểm kê xoay vòng hàng tuần: Tuần 1 kiểm nhóm A, Tuần 2 kiểm nhóm B… Việc này giúp phát hiện sai lệch và điều chỉnh ngay lập tức.

Quy trình “No Estimate – No Parts”: Thiết lập kỷ luật sắt: Không xuất bất kỳ vật tư nào nếu không có mã số Estimate hoặc Lệnh sửa chữa (Work Order) tương ứng. Mọi vật tư xuất ra đều phải được gán đích danh cho số container cụ thể.

Quản lý phế liệu (Scrap management): Thép vụn cắt ra từ tấm tôn lớn, ván sàn cũ thay ra… đều là tiền. Cần có khu vực riêng để thu hồi và quy trình thanh lý phế liệu minh bạch. Nguồn thu từ phế liệu có thể bù đắp đáng kể chi phí vận hành kho.

Xem thêm >>> Dịch vụ sửa container | bán thanh lý container

---